Sammendrag:

Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har tre samordningsroller overfor andre departementer: pådriver, interesseavveier og systemforvalter. Samordningen fungerer best når departementet kombinerer rollene og avdelingene tar i bruk virkemidler som er tilpasset et bevisst ambisjonsnivå.

I denne rapporten vurderer vi hvordan KMD utøver enkelte typer samordningsroller. Analysen vil danne et grunnlag for departementet til å utforme egne retningslinjer for samordning. Oppdraget skal også styrke kunnskapsgrunnlaget for regjeringens Program for bedre styring og ledelse.

KMDs avdelinger har hver sin primære samordningsrolle
Vi har sett nærmere på tre avdelinger med ulike primære samordningsroller:
- Kommunalavdelingen har en rolle som pådriver, som vil si å påvirke andre departementers policy til fordel for de hensyn avdelingen er satt til å ivareta.
- Planavdelingen har en rolle som interesseavveier, som vil si å foreslå for regjeringen (ev. selv foreta) en interesseavveining hvor flere departementers premisser inngår.
- Statsforvaltningsavdelingen har en rolle som systemforvalter, som vil si å forvalte og utvikle tverrgående systemer, ordninger og prosesser.

Samordningsroller kan styrke hverandre
I tillegg til den primære samordningsrollen har de tre KMD-avdelingene også innslag av de to andre rollene. Slike kombinasjoner kan bidra til å styrke den primære rollen. For eksempel kan Kommunalavdelingens pådriverrolle få større tyngde ved at avdelingen er den som i praksis forvalter statens konsultasjonsordning med KS.

Andre departementer har tilsvarende samordningsroller
Vi fant tilsvarende samordningsroller som i KMD da vi sammenliknet med andre departementers samordning. Barne- og likestillingsdepartementet har en pådriverrolle når det gjelder samordning av likestillingspolitikken. Kunnskapsdepartementet har en rolle som systemforvalter når det gjelder samordning av styringssystemet overfor Forskningsrådet, og en rolle som interesseavveier når det gjelder samordning av langtidsplanlegging for forskning.

Ambisjonsnivået for samordning varierer med kompleksitet
Ambisjonsnivået for samordning kan variere fra helt uforpliktende utveksling av informasjon til å lage en felles omforent policy/strategi for å løse tverrsektorielle problemer.

Noen råd for videre utvikling
I denne rapporten har vi introdusert et begrepsapparat om samordning for å kunne drøfte samordningsstrategier overfor andre departementer. Begrepene gjør det mulig å differensiere mellom ulike typer samordningsutfordringer og legger til rette for å utveksle erfaringer på tvers av avdelingsgrenser.

Hva er den primære samordningsrollen?
Ved drøfting av samordningsstrategier anbefaler vi først å avklare hva som er og bør være avdelingens primære samordningsrolle. Det er et nyttig utgangspunkt for å vurdere kombinasjoner av samordningsroller og valg av virkemidler.

Hva er det aktuelle ambisjonsnivået for samordning?
Vi anbefaler også å avklare hva som er riktig ambisjonsnivå for samordning. Samordning har også en kostnad, og det høyeste ambisjonsnivået er ikke alltid nødvendig.

Tilpass virkemidlene til den enkelte samordningsoppgaven
Valg av virkemidler må vurderes konkret for den enkelte samordningsoppgave. Virkemidlene varierer fra hierarkibaserte virkemidler, så som bindende regler og formell organisering, og over til tilrettelegging for frivillig tilpasning, så som nettverksbygging og felles informasjonssystemer. Ofte er begge typer virkemidler nødvendig.

Sett samordning høyere på politikernes dagsorden
Politiske prioriteringer definerer mulighetsrommet for samordning bl.a. ved å markere at bestemte samordningsbehov har høy prioritet og ved å legge et positivt press på frivillig tilpasning. Derfor har embetsverket et ansvar for å sette samordning høyere på politikernes dagsorden når det er relevant.