Sammendrag:

Alle universitet og høgskoler har i dag selv ansvaret for å sikre kvaliteten i sine studietilbud,
og de skal ha interne system for kvalitetssikring. Systemene skal gjøre institusjonene i stand
til å avdekke områder med sviktende kvalitet og sikre kontinuerlig forbedring. Nasjonalt
organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) har oppgaven med å føre tilsyn med
kvalitetssikringssystemene for å undersøke om disse oppfyller fastsatte kvalitetskrav.
Ved Universitetet i Nordland (UiN) er den elektroniske kvalitetshåndboka ett element i
kvalitetssikringssystemet. Selve kvalitetshåndboka inneholder beskrivelser av en rekke
studieadministrative arbeidsprosesser som er definert som kritiske. Andre elementer i
kvalitetssikringssystemet til UiN er internrevisjoner, avvikssystemet, den årlige
kvalitetsrapporten til UiNs styre og ulike former for undersøkelser, evalueringer og
statistikker.
Vårt forskningsspørsmål i denne studien har vært: Hvordan ledes og styres de
studieadministrative prosessene som er beskrevet i Universitetets elektroniske
kvalitetshåndbok? For å kunne svare på dette har vi analysert fire dimensjoner av begrepet
prosessledelse: prosessbevissthet, prosesseierskap, prosessmål og kontinuerlig
prosessforbedring.
Respondentene ble strategisk valgt, hvor det var avgjørende med et godt kjennskap til UiNs
kvalitetshåndboka og kvalitetssikringssystemet som helhet. Som metode for undersøkelsen
ble det valgt en semistrukturert variant av en kvalitativ undersøkelse og hvor vi intervjuet
totalt 6 respondenter.
Teorigrunnlaget for undersøkelsen er hentet fra de mest sentrale innen kvalitetsfaget.
Våre hovedfunn:
 Kvalitetssystemet ved UiN er kommet til med bakgrunn i pålegg og krav fra NOKUT.
Det var altså et ytre krav og ikke organisasjonens indre behov som initierte prosessen
med opprettelse av systemet. I dag synes det å kunne dokumentere eksternt at en har et
kvalitetssikringssystem være viktigere enn den interne nytteverdien.
 De studieadministrative prosessene er modellert på tvers av funksjoner eller
avdelinger og ansatte er gitt eierskap til prosessene uten at dette er fulgt opp med en
re-modellering av organisasjonen iht. prosessflyt eller at prosesseierne er gitt formell
myndighet til å følge prosessene på tvers av funksjoner. Vi mener å ha belegg for at
organiseringen i funksjonelle enheter kan virke hemmende på ledelse av prosesser fra
ende-til-ende og dermed mye av kontrollmuligheten med kvaliteten.
 Det er ikke etablert tydelige overordnede strategiske mål for kvalitetssystemet som
helhet. Enkeltprosessene inngår heller ikke i et målhierarki. Mangel på konkrete og
operative målsetninger for prosessene gir liten mulighet til å gjennomføre målinger og
dermed sammenligninger over tid.
 Organisering i funksjonelle enheter og manglende prosessmål kan virke hemmende på
det systematiske arbeidet med kvalitetsforbedringer.