Sammendrag:

Kartlegging av etatsstyringsmøter basert på dokumentanalyse og intervjuer
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har gjennomført en egeninitiert kartlegging av etatsstyringsmøtets plass i styringsdialogen mellom departement og virksomhet. Med etatsstyringsmøter tenker vi på de faste styringsmøtene mellom departementer og den enkelte virksomhet. Møtene er som regel nevnt i tildelingsbrevene og i den årlige styringskalenderen. Kartleggingen bygger på en gjennomgang av sentrale styringsdokumenter og intervjuer med ti departementer og ti statlige virksomheter.

Etatsstyringsmøtenes form, frekvens og innhold varierer
Det er mest vanlig med to til tre etatsstyringsmøter i året og møtene har gjennomgående mange deltakere. Møtene varer typisk i to til tre timer og har som regel noen faste agendapunkter, som årsrapport for forrige år, risikovurderinger av mål og satsningsområder, planer/oppdrag for neste år mm. Etatsstyringsmøtene følges opp ved referat, brev eller andre, mer spissede og fagrettede møter.

Møtet er i utvikling – fra en rituell pliktøvelse til en mer strategisk arena
Ifølge våre informanter er møtene en sentral del av den løpende styringsdialogen. Det gis uttrykk for at mange av møtene har utviklet seg til å bli mer strategiske de siste årene, selv om de fleste møtene fortsatt tar utgangspunkt i en rapport og inneholder en drøfting av resultatoppnåelse, avvik mv. Referater fra møtene og intervjuer viser få spor av langsiktighet, dvs. strategiske diskusjoner av overordnede retnings- og veivalg som strekker seg ut over inneværende og neste budsjettår. Det samme gjelder samordning, særlig på tvers av departementer. I intervjuene trekkes det i tillegg fram at det kan være krevende å samordne styringssignaler på tvers av avdelinger og departementer og at det her er behov for bedre prosesser i forkant.

Andre møter supplerer etatsstyringsmøtene
Kartleggingen viser at departementene og underliggende virksomheter, i tillegg til etatsstyringsmøtene, har hyppig og omfattende kontakt på mange ulike flater, nivåer og områder, ofte omtalt som «fagdialog». De fleste av disse møtene er ikke styringsmøter, men bygger opp under styringen ved blant annet å avklare og utdype styringssignaler eller oppdrag. Ifølge våre informanter åpner disse for mer reell dialog og diskusjon om faglige problemstillinger. Erfaringen er derfor at disse møtene bidrar til bedre samlet styring og dialog mellom departement og underliggende virksomhet. Eventuell styring i denne typen møter følges opp skriftlig.

På bakgrunn av kartleggingen kan følgende læringspunkter oppsummeres:
• Gjør møtet til en arena for dialog heller enn ren rapportering
• Unngå å bli fanget av detaljene
• God forberedelse er avgjørende for at møtet skal bli noe mer enn en rituell møteplass
• Det kan være behov for andre møteplasser for å diskutere de mer langsiktige og strategiske spørsmålene
• Tenk gjennom hva dere vil bruke etatsstyringsmøtet til – og gjør det!