Sammendrag:

Digitaliseringsdirektoratet har kartlagt hvordan virksomheter kan organisere anskaffelsesfunksjonen for at anskaffelser skal være et sterkere strategisk virkemiddel for virksomhetens måloppnåelse.

Anskaffelser er, ved siden av lønn, offentlige virksomheters største utgiftspost. Organisering av anskaffelser har derfor stor betydning for om offentlige virksomheter utnytter ressursene best mulig og oppnår sine målsettinger.

Rapporten belyser hvilke faktorer som fremmer og hemmer effektiv organisering av anskaffelser, og den lanserer en modell for å analysere organisering av anskaffelser. På bakgrunn av denne gir vi anbefalinger som kan gi offentlige ledere større handlingsrom ved å utnytte potensialet som ligger i sterkere kobling mellom ledelse og innkjøpsenhet og mellom fag og innkjøpsenhet.

Rapporten kan brukes av den enkelte virksomhet som ønsker å analysere hvorvidt deres anskaffelsesfunksjon er hensiktsmessig organisert. I samsvar med Stortingsmeldingen Smartere innkjøp – effektive og profesjonelle offentlige anskaffelser (Meld. St. 22 (2018–2019)), vil rapporten kunne styrke lederes mulighet til å bruke potensialet som ligger i offentlige anskaffelser.

Våre anbefalinger
Rapporten gir følgende anbefalinger for å styrke organisering av anskaffelsesfunksjonen:

1. Tiltak for å styrke organiseringen mellom ledelse og innkjøpsenhet
- Virksomhetsstyringsprosessen må omfatte styringsinformasjon om anskaffelser
- Styringsinformasjonen må kobles til strategisk virksomhetsutvikling for å være relevant
- Ledergruppas rolle som strategisk, koordinerende og besluttende organ for anskaffelser må styrkes
- Ledere må skape kultur for endring, hvis det er et mål å bruke innkjøpsenheten som strategisk premissgiver

2. Tiltak for å styrke organiseringen mellom fagmiljø og innkjøpsenhet
- Innkjøpsenheten må styrke sin kommersielle markedskunnskap for å gjøre seg mer relevant for fagmiljøene
- Kontraktsoppfølging må styrkes ved å skille mellom strategisk og operativt ansvar

3. Tiltak for å styrke organisering mellom ledelse, innkjøpsenhet og fagmiljø
- Digitalisering av anskaffelsesprosessen bør i sterkere grad føre til at virksomhetens beskrivelser og forventninger til roller og ansvar blir tilpasset en digital anskaffelsesprosess. Det vil frigjøre ressurser som kan settes av til å ta ut data og utarbeide styringsinformasjon fra digitale verktøy. Det vil styrke den strategiske koblingen til ledelsen og effektivisere organiseringen av anskaffelsesfunksjonen.
- Innføring av matriseorganisering ved kategoristyring og for enkelte anskaffelser vil tydeliggjøre behovet for tverrfaglig samarbeid og styring i større grad. Hvem som leder kategoriteamet eller prosjektet er ikke avgjørende, men det er en forutsetning at ansvaret for å ta ut gevinsten innenfor kategorien eller i den enkelte anskaffelse er tydelig plassert.